Jak napisać biznesowy e-mail po angielsku?
Dla większości z nas e-mail nie jest typowym środkiem komunikacji poza sferą biznesu. Jeśli jednak wysyłasz podania o pracę za granicą lub porozumiewasz się ze swoimi zagranicznymi współpracownikami, ważne jest aby wysyłać poprawne, profesjonalne maile po angielsku, które reprezentują zarówno Ciebie jak i Twoją firmę w korzystnym świetle
1) Temat e-maila
Jeden z najważniejszych elementów każdego e-maila to konkretny i zwięzły temat. Większość ludzi wybiera kolejność, w której otwierają e-maile patrząc na to, kto jest nadawcą i jaki jest temat. Upewnij się, że temat Twojego emaila dokładnie odpowiada jego zawartości. Na przykład, jeśli musisz anulować zorganizowane przez siebie spotkanie, zamiast ogólnego tematu Meeting, możesz napisać Today’s meeting cancellation. Jeżeli sprawa jest bardzo pilna, możesz oznaczyć e-mail jako ważny – ta opcja dostępna jest we wszystkich programach do zarządzania pocztą.
Nie próbuj jednak sprawiać, że Twój e-mail wygląda na ważniejszy, niż jest w rzeczywistości. Mylące tematy spowodują, że odbiorcy nie będą chcieli otwierać Twoich e-maili w przyszłości. Jeżeli uważasz, że zawartość Twojego e-maila nie jest warta uwagi, najlepiej w ogóle go nie wysyłaj.
2) Rozpocznij e-mail od powitania
W języku angielskim obowiązują konkretne zasady dotyczące powitań w komunikacji pisemnej. To, którego powinieneś użyć zależy od tego, jaki jest Twój związek z adresatem.
Jeżeli nie znasz imienia adresata, możesz użyć sformułowania Dear Sir/Madam, lub odnieść się do jego funkcji, np. Dear Hiring Manager.
Jeśli jednak wiesz, jak Twój adresat się nazywa, zawsze lepiej jest zwrócić się do niego bezpośrednio. Generalnie, kultura biznesowa w anglojęzycznym środowisku jest nieco mniej formalna niż w Polsce i w znacznej większości przypadków możesz użyć imienia odbiorcy, np. Dear Anna lub Hi Anna. Kiedy adresatów jest więcej, możesz użyć sformułowania Dear All lub Hi everyone itp.
Po powitaniu dobrze widziany jest zwrot grzecznościowy, np.:
Dear Anna,
I hope this email finds you well.
lub
I hope you’re well.
3) Określ cel wiadomości
Następnym elementem dobrze skomponowanego e-maila jest konkretny opis celu, w którym piszesz. Zdanie powinno być zwięzłe, konkretne i bardzo zrozumiałe. Jeżeli odbiorca może Cię nie znać, pamiętaj aby się przedstawić:
My name is Danielle and I’m currently leading the project on International Development. I’m writing to update you on our progress.
4) Wezwanie do działania
Nie zakładaj, że Twój odbiorca wie, co jest od niego oczekiwane. Po opisaniu celu, w którym piszesz, w konkretny sposób wyraź czego oczekujesz od swojego adresata, np.:
Could you please send me those files by Thursday 13th at 3pm please.
lub
Could you please confirm that you approve this plan.
Hi everyone,
5) Zakończenie
Zakończenie e-maila jest ważnym elementem grzecznościowym w anglojęzycznej kulturze komunikacji pisemnej. Możesz wykorzystać zakończenie, aby przypomnieć adresatowi o tym, czego od niego oczekujesz, np.:
I’m looking forward to hearing your thoughts lub Looking forward to seeing you at the meeting later today.
Nie używaj zwrotu Thank you in advance, czyli Z góry dziękuję, tak jakbyś zakładał, że zadanie na pewno zostanie wykonane. Zamiast tego możesz poinformować odbiorcę, że w razie problemów może liczyć na Twoją pomoc: Please do not hesitate to ask if you have any questions itp.
6) Podpis
Tak samo jak w nagłówku, to, którego zwrotu grzecznościowego powinieneś użyć na zakończenie e-maila zależy od Twojego związku z adresatem. W znacznej większości przypadków wystarczy mniej formalny zwrot, np. Kind regards, Best Wishes albo All the best.
W bardziej formalnych wiadomościach, takich jak podanie o pracę, powinieneś użyć zwrotu Yours sincerely, kiedy znasz imię i nazwisko adresata, lub Yours faithfully, jeśli go nie znasz.
Poniżej możesz zamieścić swój elektroniczny podpis, zawierający wszystkie potrzebne informacje kontaktowe.
‘Could you please send me those files by Thursday 13th at 3pm please.’
7) Sprawdź język
Literówki i błędy gramatyczne lub ortograficzne są jednym z najczęściej spotykanych problemów i wynikają głównie z braku sprawdzenia e-maila przed jego wysłaniem. W żywym środowisku biznesowym, gdzie maile wysyła się co chwilę, łatwo jest popełnić błąd. Można tego uniknąć czytając je przed wysłaniem za każdym razem. Podczas sprawdzania e-maila, warto zwrócić uwagę na następujące rzeczy:
- Czy moja prośba jest zrozumiała?
- Czy mój odbiorca zrozumie moją wiadomość? Powinienem zamieścić więcej informacji?
- Czy wszyscy, których dotyczy wiadomość są umieszczeni wśród odbiorców?
- Czy są jakieś błędy gramatyczne lub ortograficzne?
- Jeśli wysyłasz załącznik, sprawdź czy na pewno dokument jest załączony!
8) Wybierz odbiorców
Najlepiej wybrać odbiorców, kiedy e-mail jest już gotowy i sprawdzony. Dzięki temu unikniesz przypadkowego wysłania niekompletnej wiadomości.
Warto także zastanowić się, do kogo jeszcze chciałbyś zaadresować e-mail. Jeśli prośba jest do kolegi z biura, ale chciałbyś żeby Twój przełożony lub przełożona byli na bieżąco informowani o postępach w projekcie, warto zamieścić ich w „carbon copy” (cc). Da im to dostęp do waszej korespondencji, bez wymagania odpowiedzi z ich strony.
9) Wiele e-maili w jednym wątku
Jeśli wysłałeś poprawny e-mail, możesz spodziewać się odpowiedzi. Po rozpoczęciu wątku korespondencyjnego nie musisz już używać tych samych zwrotów grzecznościowych, który użyłeś w pierwszym e-mailu. Wybierając stopień formalności, najlepiej dostosować się do odpowiedzi Twojego adresata – np., jeśli zwara się do Ciebie po imieniu, możesz odpowiedzieć mu w ten sam sposób.
Do’s and Don’ts
- NIEużywaj nieformalnych skrótów, takich jak ‘plz’ lub ‘thx’ – nie są one odpowiednie w profesjonalnym środowisku.
- ZAWSZEsprawdzaj swoje e-maile przed wysłaniem – błędy są nieprofesjonalne i odwracają uwagę czytelnika od treści e-maila.
- NIE używaj emoji, emotikon itp. w swoich e-mailach – pamiętaj, że jesteś w pracy, nie wśród rodziny lub przyjaciół.
- ZAWSZE staraj się pisać krótkie i łatwe w odbiorze e-maile – jeśli treść Twojego e-maile ma ponad 3 akapity, postaraj się ją streścić lub zamieścić te informacje w załączniku.
- NIEwysyłaj maili w sprawach prywatnych lub zawierających nieodpowiednią treść. Kiedy piszesz e-mail, zadaj sobie pytanie czy pokazałbyś go swoim przełożonym. Jeśli odpowiedź to nie, nie wysyłaj go.
- ZAWSZE odpowiadaj na e-maile szybko. Powinieneś odpowiadać na wszystkie e-maile tego samego dnia, lub, jeśli nie jest to możliwe, w ciągu 24 godzin. Jeśli nie jesteś w stanie udzielić odpowiedzi w tym czasie, poinformuj swojego korespondenta, że potrzebujesz czasu lub dodatkowych informacji.